Каждый документ имеет свой срок хранения, который определен законодательством РФ. Некоторые документы хранятся год, а какие-то и по 75 лет. Документы, срок по которым подошел к концу, следует подвергнуть уничтожению.
Процедуру уничтожения документов следует правильно оформить документально. Руководитель должен приказом назначить комиссию, которая проведет отбор необходимых документов, которые подлежат уничтожению.
Комиссия, в свою очередь, должна проверить всю документацию организации и определить, по каким документам срок хранения истек. Результаты проверки заносятся в акт об уничтожении документов, который подписывается каждым членом комиссии и утверждается руководителем. Только после этого следует приступать непосредственно к изъятию не нужной документации и ее уничтожению.
Скачать образец акта можно по ссылке внизу статьи.
Не допускается уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истек, нельзя уничтожать и выбрасывать бумаги даже в том случае, если они уже не нужны. Лицо, ответственное за хранение документации, несет административную ответственность за нарушение установленных сроков.
Скачать образцы других актов:
Образец оформления
Бланк должен определять состав экспертной комиссии, которой будет заниматься выявлением документации, подлежащей уничтожению. Необходимо определить, кто является председателем комиссии, ее секретарем. Вся эта информация должна быть включена в акт.
Еще один обязательный реквизиты акта — это документ, на основании которого проводится проверка документации (приказ руководителя). Приказ должен быть обязательно, без распоряжения директора комиссия действовать не будет.
В ходе проверки документов выявляются те из них, по которым закончился срок хранения, которые не имеют научно-исторической ценности, утратившие свое практическое значение.
Перечень документов может быть оформлен в виде таблицы, в которой для каждого наименования может быть указан год его подготовки, его индивидуальные номера и другая необходимая информация.
Отобранные бумаги подлежат передаче в специализированную организацию, занимающуюся переработкой подобного сырья. Руководитель утверждает составленный и подписанный членами экспертной комиссии бланка акта.
Скачать пример оформления данного бланка можно по ссылке ниже.
Скачать образец
Акт об уничтожении документов образец — скачать.