Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.
Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.
В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.
Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.
Скачать другие образцы регистрационных журналов:
Образец заполнения
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.
Все листы журнала нумеруют и прошивают.
Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:
- дата поступления документа в организацию;
- номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
- лицо, от которого поступил документ;
- дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
- его содержание;
- ФИО и должность исполнителя;
- задание и срок исполнения этого задания;
- расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.
Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации входящих документов образец — скачать.