С каждым сотрудником организации работодатель должен заключить трудовой договор. Если в него в процессе трудовой деятельности работника вносятся какие-либо изменения, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
При достаточно большой штате организации удобно систематизировать информацию о заключаемых трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним в регистрационном журнале. Данный журнал позволит в любой момент определить заключен ли с работником трудовой договор, когда он был заключен, какой срок имеет, имеются ли дополнительные соглашения к нему. Это очень удобно и повышает скорость получения информации о нужном документе.
Оформить журнал регистрации трудовых договоров можно так, как это удобно предприятию. Обычно используется толстая обложка, на которой пишут наименование организации, ответственное лицо и дата заведения журнала.
Если журнал ведется в рукописном виде, то страницы нужно пронумеровать и прошить.
В качестве примера предлагаем скачать образец оформления журнала регистрации трудовых договоров по ссылке ниже. Формат данного журнала — excel. Можно вести журнал и в электронном виде, так как он не является обязательным и не подлежит запросу проверяющими органами, в отличие от книги учета трудовых книжек, которая должна быть на каждом предприятии.
Другие журналы регистрации:
Образец заполнения
Каждый лист журнала следует разлиновать на графы. Количество граф и их наименование остается на усмотрение организации.
Рекомендуется делать следующие графы:
- порядковый номер строки;
- дата заключения трудового договора или дополнительного соглашения (можно для допсоглашений делать отдельную графу);
- номер договора, который присваивается при внесении регистрационной записи в журнал;
- ФИО и должность работника, с который заключен трудовой договор;
- дата выдачи экземпляра соглашения работнику на руки;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- подпись работника, который получил трудовой договор.
Таким образом, журнал будет не только регистрировать заключаемый трудовой договор, но и служить подтверждением тому, что подписанный экземпляр действительно выдан работнику на руки.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать.