Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы.
Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.
Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.
Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.
Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.
Как правильно оформить?
Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.
Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.
Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.
Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.
Как правило, в журнал включают следующие графы:
- номер по порядку;
- регистрационный номер приказа по личному составу;
- дата формирования документа;
- содержание документа — о чем приказ;
- лицо, которое подписало приказ;
- сведения об исполнителе;
- сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
- отметка о направлении в дело.
Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.