Как известно, работники организации могут получать денежные средства в подотчет для выполнения определенных действий. Расходовать полученные деньги работники могут только на нужны организации — съездить в командировку, приобрести канцтовары, хозтовары, закупить основные средства или материалы, потратить на представительские цели.
Для того чтобы выдавать работнику денежные средства в подотчет, необходимо составить приказ, в котором указать, что данному работнику можно выдавать денежные средства для расходов на нужды организации. Причем может быть оговорено, какие именно суммы он может получать и на что их тратить.
Лица, получавшие деньги от организации, называются подотчетными лицами. Их перечень должен быть обязательно закреплен в приказе руководителя. Директор организации своим приказом определяет, кому можно выдавать деньги в подотчет. Скачать образец приказа о подотчетных лицах можно ниже бесплатно.
Для того чтобы получить деньги, подотчетному лицу нужно написать заявление, в котором указать цели расходования средств. Заявление должно быть утверждено руководителем. Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет.
Деньги будут выданы в том случае, если работник включен в список подотчетных лиц, закрепленных в приказе директора, а также не имеет задолженностей по предыдущим полученным суммам. Каждый раз получая деньги, работник должен отчитаться о том, какая сумма им получена, какая потрачена и на что. Отчитывается подотчетное лицо с помощью авансового отчета АО-1.
Как правильно оформить?
Список подотчетных лиц необходимо утвердить руководителю, делается это с помощью приказа, составленного в свободной форме.
Бланк приказа должен включать:
- название организации и ее реквизиты;
- название бланка и заголовок;
- дату и место оформления;
- номер;
- список подотчетных лиц (ФИО, должность) — лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет;
- если необходимо установить ограничение по выдаваемой сумме, то это нужно отразить в приказе;
- назначение лица, на которого возлагается контроль за соблюдением приказа;
- подпись директора;
- визы каждого из подотчетных лиц (они должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись);
- виза лица, назначенного ответственным за исполнение приказа.
Для упрощения процесса оформления можно распечатать приказ на фирменном бланке, в этом случае можно не писать реквизиты организации вручную.
Скачать образец приказа
Приказ о подотчетных лица образец — скачать.