Письмо-напоминание

Одна из разновидностей информационных писем – это письмо-напоминание. Данный документ составляется одним лицом и направляется другому с целью напомнить о каком-то значимом событии, мероприятии, выполнении обязательств, условий договора, сроков поставки, оплаты и т.д. Внизу статьи предлагаем скачать образец написания письма-напоминания.

Напомнить о чем-то важном можно и в устной форме, но иногда это необходимо сделать в письменной официальной форме, в этом случае письмо-напоминание служит своего рода доказательством того, что адресат уведомлен.

В целом, информационные письма – это важная составляющая документооборота любой организации. Организации отправляются друг другу поздравительные письма, запросы, оферты, подтверждения, уведомления, предупреждения, сопроводительные и прочие письма. Каждый такой документ подлежит регистрации в специальной журнале адресата для того, чтобы иметь представление о том, отправлено ли письмо, когда, кем и где находится. Исходящий номер, под которым документ зарегистрирован в регистрационном журнале, указывается на бланке. Общую информацию о том, как правильно написать информационное письмо, можно прочитать здесь.

Также предлагаем скачать образцы других информационных писем: запрос – скачать, оферты – скачать образец, подтверждение — скачать, поздравление — скачать, приглашение — скачать.

Как написать?

Как правило, для написания берется фирменный бланк предприятия для придания большей официальности и солидности документу.

В письме-напоминании нужно указать данные об адресате, которому направляется бланк:

  • ФИО;
  • Должность,
  • Название организации.

Обязательно нужно поставить дату написания и исходящий номер.

Обязательно также пишут заголовок, который зависит от темы напоминания, например, «о выполнении обязательств договора» или «о сроках поставки».

Если известно имя, отчество адресата, то необходимо указать их в качестве обращение в начале текста.

Текст напоминания обычно начинают фразами вида: «Напоминаем Вам..», «Ставим Вас в известность..», «Обращаем Ваше внимание на..» и другими.

После этих слов следует написать о том, событии, о котором адресант желает напомнить. Слова могут подтверждаться определенными фактами, например, могут быть указаны документы, по которым возникла задолженность, в случае напоминания об оплате. Или номер и дата договора, о выполнении условий которого желает напомнить адресат. Пример написания письма-напоминания можно скачать по ссылке ниже.

На основании изложенных данных может быть выражена просьба совершить определенные действия, например, совершить оплату задолженности, посетить мероприятие, выполнить условия договора и пр.

В случае неисполнения указанной просьбы адресант может применить определенные санкции, о которых также нужно написать в письме-напоминании.

Письмо-напоминание требует определенного ответа или совершения действий, указанных в этом бланке. Если же адресат никак не отреагирует, то имеет смысл написать уже письмо предупреждение с более серьезными угрозами.

Пример письма

Скачать образец письма-напоминания – ссылка (о выполнении условий договора).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2017 Ваш гид в мире документов ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru