Книга учета трудовых книжек — это регистрационный журнал, который должна вести каждое предприятие, использующее наемный труд. В книге производится регистрации трудовых книжек персонала. Содержимое документа позволяет отследить нахождение трудовой книжки, систематизировать и обобщить информацию обо всех трудовых книжках работников.
Организация для организации своего документооборота может использовать различные регистрационные журналы, книги. Например, приказы можно регистрировать в отдельном журнале, платежные ведомости в другом (форма Т-53а). Некоторые из этих журналов не являются обязательными, а используются организациями для оптимизации документооборота. Например, журнал регистрации приказов по личному составу не обязателен к заполнению, так же как и журнал регистрации приказов по основной деятельности. Книга учета трудовых книжек не относится к необязательным документам. Данная книга должна присутствовать на каждом предприятии.
Отсутствие книги учета может повлечь за собой определенную ответственность. Форма книги разработана Министерством труда России, скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке в конце статьи.
Данный в бланк вносятся на основании предоставленной работником трудовой книжки при приеме на работу. Если в процессе трудовой деятельности трудовая книжка выдается работнику на руки, об этом должна ставиться отметка в книге учета. При увольнении также делается соответствующая отметка.
Как правильно заполнить?
Так как документ обязателен для всех организаций и может быть запрошен проверяющими органами, то вести его нужно в рукописном виде. Не допустим электронный вариант.
Каждый лист должен иметь индивидуальный номер, все листы прошиваются и скрепляются пломбой (сургучной печатью).
На обложке книги нужно указать сведения об организации и лице, которому поручено ведение данного журнала.
Регистрации подлежат не только сами трудовые книжки, но и вкладыши в них.
Табличная часть содержит 13 граф для отражения информации о трудовой книжке. Для каждой трудовой книжки заполняется отдельная строка журнала. Порядковый номер строки проставляется в первой графе.
В следующих трех графах нужно указать день, месяц и год начала трудовой деятельности работника на новом для него месте работы.
В пятой графе пишется ФИО владельца трудовой книжки, а в шестой — переписываются данные о самой трудовой книжке или ее вкладыша (серия и номер).
В 7, 8 графах нужно указать, на какую должность принят работник и в какое подразделение.
Далее заполняются реквизиты о приказе, на основании которого работник принят на работу (форма Т-1).
В десятой графе свою подпись ставит кадровый специалист, который принял от сотрудника трудовую книжку и внес в нее запись о приеме на работу.
В 11-й графе пишется денежная сумма, которую заплатил работник, если для него заведена новая трудовая книжка или новый вкладыш.
При увольнении трудовая книжка в обязательном порядке выдается работнику на руки, о чем делается соответствующая отметка в 12-й и 13-й графах. Работник должен поставить свою подпись в книге учета в знак того, что документ им получен.
Скачать образец книги учета
Книга учета трудовых книжек образец 2017 — скачать.